Manter um cartório organizado vai muito além da aparência. A forma como o ambiente é estruturado influencia diretamente a produtividade, a agilidade no atendimento e a segurança na gestão de documentos. Nesse sentido, a metodologia japonesa 5S surge como uma ferramenta prática e eficiente para aprimorar rotinas e promover uma cultura de organização e melhoria contínua.

O método é baseado em cinco princípios que se complementam:

• Seiri (utilização): manter apenas o que é necessário e eliminar o que não tem uso;

• Seiton (ordenação): organizar o espaço de modo que cada item tenha um local definido;

• Seiso (limpeza): cuidar da conservação do ambiente, prevenindo acúmulos e desgastes;

• Seiketsu (Saúde): preservar a saúde física e mental, por meio da manutenção de ambientes limpos e organizados;

• Shitsuke (disciplina): cultivar o hábito de seguir e revisar constantemente essas práticas.

Por que aplicar o 5S na serventia?

Mais do que um método de arrumação, o 5S favorece eficiência, segurança e bem-estar. Ambientes organizados reduzem erros, economizam tempo e melhoram o fluxo de trabalho, tornando o atendimento ao público mais ágil e confiável.

A aplicação do 5S também reflete um compromisso com valores sustentáveis e humanos. Ao revisar materiais, reaproveitar recursos e zelar pela conservação do ambiente, a serventia coloca em prática ações que contribuem diretamente para os Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS) da Agenda 2030 da ONU.

Um cartório que aplica o 5S ajuda a promover saúde e bem-estar no ambiente de trabalho (ODS 3), ao cuidar da ergonomia, saúde mental e da limpeza dos espaços; estimula o crescimento econômico sustentável e o trabalho decente (ODS 8), ao aumentar a produtividade e a motivação das equipes; adota práticas responsáveis de consumo e descarte (ODS 12), ao evitar desperdícios e incentivar o reaproveitamento de materiais; contribui com cidades mais sustentáveis (ODS 11), ao gerir de forma consciente seus recursos e resíduos; e fortalece instituições eficazes e confiáveis (ODS 16), ao manter processos claros, seguros e padronizados.

A aplicação do 5S não exige grandes mudanças, mas sim constância e envolvimento coletivo. Pequenos gestos como revisar documentos arquivados, definir locais fixos para materiais, criar rotinas de limpeza e padronizar procedimentos, geram ganhos significativos no dia a dia.

Implementar o 5S é investir em eficiência, disciplina e qualidade no atendimento. Com um ambiente bem estruturado e equipes alinhadas, o cartório se torna mais produtivo, sustentável e preparado para oferecer serviços de excelência à comunidade.