O final de um ano e o início de outro representam muito mais do que uma mudança no calendário; para a gestão de uma serventia extrajudicial, é o momento crucial de avaliar a rota e ajustar as velas. O Planejamento Estratégico não deve ser apenas um documento formal para cumprir requisitos de auditoria, mas sim uma ferramenta viva que traduz a missão do cartório em ações práticas e resultados mensuráveis.

Muitas serventias iniciam o ano com boas intenções, mas acabam engolidas pela rotina urgente do balcão e dos prazos. Para evitar que 2026 seja apenas uma repetição de 2025, é fundamental estruturar um planejamento que una direção clara e o engajamento real da equipe.

Um planejamento eficaz começa pelo olhar honesto para o retrovisor e termina com o compromisso coletivo de toda a equipe. Veja como estruturar esse processo na sua serventia.

1. Revisão de resultados e aprendizados de 2025: Antes de definir para onde ir, é preciso compreender onde estamos. A análise do ano que passou deve ir além do faturamento. É essencial reunir a liderança para debater o que funcionou e o que falhou, tanto nos processos operacionais quanto na gestão de pessoas.

• Quais metas de 2025 foram atingidas?

• Quais projetos foram iniciados e não concluídos?

• O que aprendemos com as reclamações e com os erros internos?

2. Diagnóstico preciso com a Análise SWOT: Para definir prioridades assertivas, a ferramenta SWOT (Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças) é indispensável no contexto extrajudicial. Ela permite visualizar o cenário interno e externo:

• Forças: O que sua equipe faz melhor que ninguém? (Ex: Agilidade no atendimento, conhecimento técnico).

• Fraquezas: Onde estão os gargalos? (Ex: Comunicação interna falha, dependência de poucos funcionários).

• Oportunidades: O que o mercado ou a legislação oferece? (Ex: Novos atos digitais, regularização fundiária).

• Ameaças: O que pode impactar a serventia? (Ex: Mudanças na legislação, instabilidade econômica).

3. Alinhamento à missão e envolvimento da equipe: As metas para 2026 devem refletir a identidade da serventia. Se a missão é "garantir segurança com agilidade", as metas devem focar na redução de tempo de espera e na qualificação técnica. No entanto, um erro comum é definir tudo "a portas fechadas". Para transformar metas em compromisso, a equipe precisa participar. Quando os colaboradores são ouvidos e ajudam a construir os objetivos de seus setores, o planejamento deixa de ser uma imposição e torna-se um projeto coletivo.

4. Ferramentas de acompanhamento: Um plano sem monitoramento é apenas uma carta de intenções. Para garantir a execução, é necessário estabelecer rotinas de acompanhamento:

• Indicadores: Defina métricas claras (número de atos, tempo de atendimento, índice de satisfação).

• Dashboards: Utilize quadros visuais ou planilhas compartilhadas onde todos possam ver o progresso.

• Check-ins periódicos: Realize reuniões breves (mensais ou trimestrais) para corrigir rotas e celebrar pequenas vitórias.

Planejar 2026 é um ato de liderança que organiza a casa, reduz a ansiedade da equipe e prepara a serventia para crescer de forma sustentável.

Muitas vezes, conciliar a exigência da rotina diária com a elaboração de um planejamento estratégico profundo é um desafio complexo. Se você busca um olhar externo experiente para conduzir esse processo com método e clareza, o Sky Manager pode ajudar.